Регламент

МІЖНАРОДНА ВИСТАВКА РЕКЛАМИ ТА ДРУКУ REMADAYS KYIV 2021 – РЕГЛАМЕНТ УЧАСНИКІВ

завантажити регламент

1. Загальна інформація

1.1. Організатором виставки RemaDays є ФОП Славомир Гіефінг, GJC Inter Media Sp.z o.o. (Постачальник маркетингових інструментів для міжнародної рекламної індустрії), видавець Gifts Journal, European Suppliers Book, Галузевий навігатор “Рекламна Україна”
Контактний телефон:
(+38 044) 229 12 23
Факс: (+ 48 61) 674 01 36
Відділ продажу:
E-mail:
Тетяна Бурсевич: tatiana@remadays.com.ua
Viber: +48 602 353 038
Skype: tinkay
Технічний відділ:
Марина Цепалкіна: marina.tsepalkina@gjc.pl
skype: marina.tsepalkina

1.2. Учасником виставки є кожен суб’єкт підприємницької діяльності.

1.3. Місцем проведення виставки є Міжнародний Виставковий Центр, розташований за адресою:
Україна, 02660, Київ, просп. Броварський, 15 ,
т/ф. (044) 201-1161, www.iec-expo.com.ua

1.4. Вхід на виставку дозволений тільки для повнолітніх.

1.5. Години роботи виставки

Для відвідувачів:
10 – 11 березня – з 10:00 до 17:00;
12 березня – з 10:00 до 16:00;
Для  учасників:
9 березня – з 9:00 до 22:00 монтаж,
10 – 11 березня – з 09:00 до 17:30;
12 березня – з 09:00 до 16:30;
16:30 до 22:00 демонтаж.

1.6. Організатор має право змінити графік роботи виставки, поінформувавши про це Учасників.

1.7.  Організатор за жодних обставин не несе відповідальності за не отриманий прибуток і непрямий збиток. Замовник не бере на себе відповідальності за будь-які наслідки, що виникли внаслідок невиконання даного Регламенту.

2. Участь у виставці

2.1. Підставою для резервації виставкової площі Організатором є усна декларація Учасника, в продовження якої протягом 7 днів Учасник надішле підписаний уповноваженою особою Договір про участь. Допускається факсимільний та електронний (шляхом сканування) спосіб підписання договору.

2.2. Після відправлення договору згідно з пунктом 2.1. Учасник поштою надсилає 2 копії підписаного договору на адресу Організатора. Після цього Організатор одну копію підписаного оригіналу договору висилає на поштову адресу Учасника.

2.3. Участь у виставці можлива лише після врегулювання всіх фінансових зобов’язань згідно з договором.

2.4. Підписання договору означає згоду з усіма його умовами, а також з умовами цього Регламенту.

3. Виставковий стенд

3.1. Організатор залишає за собою право переміщення стенду Учасника, проте докладе зусиль, щоб погодити такі переміщення з Учасником.

3.2. Організатор має право здійснювати перепланування площі, яка не використовується жодним з Учасників, але це не звільняє Учасника від його зобов’язань. Організатор виставки має право відмовити Учаснику в розміщенні його стенду в іншому секторі, якщо діяльність та експонати Учасника не відповідають тематиці даного сектора.

3.3. Висота павільйону виставки становить 7 м. 80 см. Допустиме навантаження на підлогу становить  900 кг на 1м2 .

3.4. Організатор виставки зобов’язується надати Учаснику стенд в комплекті з меблями та обладнанням, відповідно до сплаченого замовлення Учасника. В рахунок вартості обладнаної виставкової площі Організатор виставки надає відповідну кількість меблів і обладнання, в залежності від розміру стенду (при стандартній забудові, система octanorm):
– Пакет Стандарт: стенд від 3 м2 до 5 м2: стінки, електроживлення (1 освітлювальний пункт, 1 розетка), килимове покриття, стіл, 2 стільця, подіум з полицею, корзина для сміття, вішалка, назва фірми на фризі.
– Пакет Стандарт: стенд від 6 м2 до 8 м2: стінки, електроживлення (2 освітлювальних пункти, 1 розетка), килимове покриття, стіл, 2 стільця, подіум з полицею, корзина для сміття, вішалка, назва фірми на фризі.
– Пакет Стандарт: стенд від 9 м2 до 11 м2: стінки, електроживлення (3 освітлювальних пункти, 2 розетки), килимове покриття, стіл, 4 стільця, подіум з полицею, корзина для сміття, вішалка, назва фірми на фризі.
– Пакет Стандарт: стенд від 12 м2 до 15 м2: стінки, електроживлення (4 освітлювальних пункти, 2 розетки), килимове покриття, 2 столи, 6 стільців, 2 подіуми з полицею, корзина для сміття, вішалка, назва фірми на фризі.
– Пакет Стандарт: стенд від 16 м2 до 20 м2: стінки, електроживлення (6 освітлювальних пункти, 2 розетки), килимове покриття, 2 столи, 8 стільців, 2 подіуми з полицею, корзина для сміття, вішалка, назва фірми на фризі.

3.5. Пакет економ 2 м2:
Реєстраційний внесок, 2 м2 незабудованої площі, інфостійка, 1 барний стілець, назва фірми на фризі.

3.6. У разі відмови від стандартного набору меблів та обладнання (або його частини) компенсація не здійснюється. Інші меблі, обладнання та підключення до електромереж надаються відповідно до замовлення Учасника за додаткову оплату.

3.7. Учасник зобов’язується прислати свого представника для прийняття змонтованого стенду не пізніше, ніж за 12 годин до відкриття виставки. Якщо в процесі прийняття виявиться, що змонтований стенд не відповідає плану експозиції, перебудова стенду відбувається протягом доби за рахунок Організатора виставки. Якщо в процесі прийняття стенду Учасник наполягає на перебудові стенду, перебудова здійснюється на підставі окремих домовленостей між Учасником та Забудовником. В цьому випадку Організатор не несе відповідальності за виконання робіт по перебудові стенду Учасника.

3.8. Заявки на додаткове обладнання та послуги, прийняті від Учасника під час монтажу та завезення експонатів, реалізуються при наявності технічних можливостей на місці. Додатково замовлене Учасником обладнання та послуги надаються тільки після 100% оплати.

3.9. Учасник зобов’язується до 25.02.2021 передати Організатору та узгодити з ним схему підключення електроживлення (з позначеними показниками напруги і потужності), води, телефонів, Інтернету та інших додаткових послуг. У разі відсутності зазначеної схеми, Організатор не гарантує підключення стенду до інженерних мереж виставки та надання інших додаткових послуг.

3.10. Учасник зобов’язується до 14.02.2021 надати Організатору інформацію про Учасника для розміщення в каталозі виставки відповідно до вимог Організатора виставки українською мовою у формі, що відповідає вимогам Організатора. Організатор має право публікувати інформацію без редагування і виправлення помилок в такому вигляді, як надано Учасником. Організатор має право виправляти граматичні та орфографічні помилки в наданому тексті. У разі несвоєчасного подання інформації Організатор має право не публікувати її, обмежившись публікацією найменування, адреси і телефону Учасника, які вказані в договорі.

3.11. У разі запрошення для монтажу стенду третіх осіб (підрядників, забудовників), Учасник зобов’язується повідомити про це Організатора та забезпечити підписання відповідного договору про монтаж стенду між підрядником (забудовником) і власником виставкового центру «Міжнародний виставковий центр». У разі ненадання інформації про третіх осіб (підрядників), які монтують стенд Учасника, або не підписання ними договору з власником виставкового центру «Міжнародний виставковий центр», Організатор не допускає третіх осіб (підрядників) до виконання робіт у виставковому центрі і не підключає цей стенд до інженерних мереж.

3.12. Учасник виставки і компанії-забудовники зобов’язані здійснити демонтаж стенду і його елементів згідно з умовами викладеними в пункті 1.5. Всі непотрібні елементи прибрати з майданчика.

3.13. Забороняється використовувати для своїх інтересів стінки сусіднього стенду без дозволу на це сусіда (розміщення плакатів, наклейок, рекламних продуктів).

3.14. Стенд не може бути не прибраний або частково прибраний і залишений Учасником до початку демонтажу. Учасник, який залишить стенд перед початком демонтажу зобов’язаний буде сплатити неустойку в розмірі половини вартості стенду.

3.15. При замовленні послуг після 25.02.2021 вартість послуг визначається індивідуально.

3.16. Учасник, після закінчення виставки, зобов’язаний залишити стенд в чистоті. Видалити рекламні матеріали, наклейки зі стінових панелей і скла, клейку стрічку, винести сміття і здати стенд до 22:00. Учасник, що не виконав вищевказані умови, буде зобов’язаний сплатити штраф у розмірі:
– 820 грн / псування стіновий панелі / 1х2,5м;
– 270 грн / мп / не видалені клейка стрічка;
– 225 грн / м2 / псування скла;
– 225 грн / м2 / не видалені наклейки на стенді (стіни, підлогу, фриз);
– 180 грн / м2 / фарбування стін

3.17. Кожна стінка, дотична до стінки сусіднього стенду, що має висоту більше 2,3 м, повинна бути білого кольору, виглядати естетично. Забороняється розміщувати на ній рекламну інформацію.

3.18. Кожен стенд повинен мати задню стінку і бічні стінки, що відокремлюють їх від сусідніх стендів. Винятком є стенди-острова, де заборонено будувати стіну з боку алеї.

3.19. Без згоди Організатора заборонено розміщувати наклейки, рекламну інформацію, декорації на конструкціях павільйону.

4. Правила безпеки

4.1. Забороняється занесення на територію виставки зброї, вибухових матеріалів, а також предметів, використання яких може загрожувати безпеці присутніх на виставці людей.

4.2. Забороняється занесення на територію виставки тварин.

4.3. Для забудови виставкових стендів необхідно використовувати не займисті, не легкозаймисті або захищені від займання предмети. На стенді обов’язкова наявність відповідної документації.

4.4. Забудова виставкових стендів повинна проводиться відповідно до обов’язкових нормативів та чинного законодавства України.

4.5. Організатор має право проконтролювати відповідність дій, що відбуваються на виставковій площі, з правилами пожежної і технічної безпеки в будь-який момент. Порушення цих правил може призвести до призупинення всіх дій на стенді, а повторні порушення можуть стати приводом для розірвання домовленостей участі у виставці.

4.6. Проведення піротехнічних презентацій забороняється.

4.7. Учасники виставки зобов’язані призупинити будь-які дії, які призводять до зниження рівня пожежної безпеки. У разі специфічних експозицій, які призводять до зниження рівня пожежної безпеки, Учасник зобов’язаний забезпечити додатковий протипожежний захист, згідно з нормами МВЦ.

4.8. Забудовники і Учасники несуть повну відповідальність за безпеку, гігієну і охорону праці своїх співробітників.

4.9. Для незазначених в Регламенті випадків всі учасники і забудовники керуються нормативами та законодавством України, а також правилами технічної та протипожежної безпеки МВЦ.

4.10. Під час монтажу, демонтажу та роботи виставки вхід можливий тільки для повнолітніх.

4.11. Учасник зобов’язується не використовувати на стенді звукопідсилююче обладнання та музичні інструменти, а також акустичні колонки комп’ютерів для трансляції музики, якщо це підвищує середній рівень гучності виставки. Учасник зобов’язується виконувати вимоги Організатора виставки по зменшенню рівня гучності. Організатор виставки має право відключити електроживлення на стенді Учасника в разі невиконання даних вимог без будь-якої компенсації за шкоду, заподіяну таким виключенням.

5. Скарги та претензії

5.1. Всі скарги та претензії, що стосуються забудови стандартних виставкових стендів, приймаються Організатором в письмовому вигляді до 10:00 ранку першого дня роботи виставки.

5.2. Всі претензії, пов’язані зі стендом і технічним обслуговуванням, будуть розглядатися тільки в разі подання претензії або скарги у письмовому вигляді до Технічного відділу Організатора під час виставки.

6. Розірвання домовленостей про участь

6.1. Організатор залишає за собою право розірвання Договору про участь з незалежних від нього причин.

6.2. Організатор залишає за собою право розірвання договору в разі надання Учасником неправдивих даних.

6.3. Учасник має право відмовитися від участі у виставці до 31.01.2021

6.4. Якщо Учасник відмовляється від участі у виставці, розриваючи договір після 31.01.2021, то він зобов’язаний протягом 10 днів з дня розірвання договору сплатити неустойку в розмірі 100% вартості договору. Організатор звільняється від відшкодування сум, сплачених за договором.

7. Інші форми просування компанії

7.1. Учасник має право вибору форми презентації та участі у виставці. Всі деталі, що стосуються участі, обговорюються в телефонному режимі між Учасником і менеджером виставки. Учасник має до використання такі форми участі, як:
– індивідуальна виставкова площа;
– дистрибуція Організатором рекламного матеріалу Учасника (листівка, сувенір та ін.) зі стенду реєстрації в сумку для кожного відвідувача;
– розповсюдження рекламного матеріалу за допомогою промоутера Учасника в павільйоні виставки;
– друкована реклама в Книзі Реклами і поліграфії (каталозі виставки);
– проведення семінару, лекції, презентації в рамках RemaКонгресу;
– інші індивідуальні форми просування.

7.2. Просування компанії або послуг, а також розповсюдження будь-яких рекламних матеріалів поза територією стенду можливі тільки після отримання згоди Організатора та сплати за прейскурантом.

7.3. Якщо на стенді представлено більш ніж одну компанію, за кожен додатковий суб’єкт підприємницької діяльності повинна бути проведена оплата реєстраційного внеску, згідно прейскуранту.

7.4. Забороняється будь-яка реклама компанії або послуг, а також розповсюдження рекламних матеріалів без згоди Організатора. Кожна форма реклами повинна бути узгоджена з Організатором і сплачена за прейскурантом. Поширення будь-яких рекламних матеріалів поза стендом без письмового дозволу Організатора карається штрафом в розмірі 10 000 грн. за кожну неузгоджену форму реклами.

7.5. На стенді забороняється рекламувати компанії, які не є Учасниками виставки. За недотримання цього правила накладається штраф у розмірі 10 000 грн.

7.6. Проведення лотерей і конкурсів може бути здійснене згідно обов’язкових нормативів та після отримання згоди від Організатора.

7.7. Проведення конкурсів або лотерей можливе тільки після згоди Організатора.

8. Захист товарних знаків

8.1. Організатор не бере на себе відповідальності за захист товарних знаків, патентів експозиційних матеріалів.

8.2. Учасник не має права рекламувати будь-яким чином іншу виставку без дозволу Організатора виставки.

8.3. Організатор виставки та Учасник зобов’язуються зберігати конфіденційність умов Договору про участь у виставці.

8.4. Учасник не має права передавати свої права та обов’язки за договором третім особам без письмового дозволу Організатора. Учасник не має права розміщувати на стенді будь-які інші підприємства та організації без реєстрації в Організатора. Учасник несе всю повноту відповідальності у випадках проведення ним на території виставки діяльності, забороненої чинним законодавством.

9. Страхування

9.1. Учасник зобов’язаний забезпечити страхування своїх експонатів за свій рахунок.

9.2.  Організатор не несе відповідальності за псування важких експонатів внаслідок поломки подіумів або вітрин, якщо Учасник не вказав на плані експозиції необхідність укріплення цих подіумів або вітрин. Максимальне навантаження на неукріплений подіум – 15 кг, на скляну полицю вітрини – 2 кг.

9.3. Учасник зобов’язаний дотримуватися правил пожежної безпеки.

9.4. Учасник несе відповідальність за стенд. У разі втрати, псування або поломки виставкового обладнання або меблів Учасник зобов’язується сплатити Організатору їх вартість відповідно до рахунку.

10. Охорона

10.1. Організатор виставки забезпечує охорону виставкового павільйону, але знімає з себе будь-яку відповідальність за крадіжки, вчинені в цей час.

10.2. Учасник може замовити індивідуальну послугу з охорони стенду. Така послуга оплачується згідно прейскуранту.

10.3. Учасник і його співробітники не можуть перебувати на стенді в нічний час.

10.4. В разі необхідності роботи на стенді після встановленого часу, Учасник зобов’язується повідомити про це Організатора не пізніше ніж до 15:00 цього дня. Організатор проінформує Учасника щодо оплати.

10.5. Після здачі стенду Учасник зобов’язаний переконатися в тому, що в закритих приміщеннях стенду немає людей.

11. Ідентифікація

11.1. Відразу після заїзду Учасник зобов’язаний отримати ідентифікатори для забезпечення входу своїм співробітникам в павільйон виставки та на стенд.

11.2. Кожен Відвідувач і Учасник виставки, залишаючи свою візитну картку в Реєстрації, висловлює згоду на отримання маркетингової та торговельної інформації.

12. Транспорт та Логістика

12.1. Всі ризики і витрати, що стосуються транспорту, розвантаження, монтажу, демонтажу, упаковки і розпаковування експонатів та інших виставкових матеріалів, лежать на боці Учасника.

13. Форс-Мажор

13.1.

Організатор залишає за собою право розірвати договір з причин, що не залежать від Організатора (включаючи форс-мажорні обставини, наприклад, катастрофу, епідемію, страйк тощо, суттєві зміни в законодавстві, що не дозволяють або фактично перешкоджають організації Виставки, а також з вини третьої сторони, незалежної від Організатора тощо). З цих же причин Організатор може змінити місце та дату проведення Виставки. В останньому випадку Виставка відбудеться протягом 6 місяців з дати, коли причина для зміни місця та дати Виставки припиниться. У разі розірвання договору Організатором з причин, що не залежать від Організатора, а також у разі зміни місця та дати проведення Виставки з цих причин, внесені Відвідувачами оплати та аванси не підлягають поверненню, і Організатор не несе відповідальності за будь-які шкоди (витрати, видатки), понесені Експонентами. Однак, якщо Виставка не розпочнеться протягом 6 місяців з моменту закінчення початкової дати Ярмарку, Організатор відшкодує Експонентам авансові платежі.

14. COVID-19

14.1. Учасники зобов’язані мати в наявності і використовувати засоби індивідуального захисту (зокрема респіратори або захисні маски, що закривають ніс і рот, в тому числі виготовлені самостійно) і препарати для дезінфекції рук співробітників та інших осіб, що надають послуги під час виставки.

14.2. Всі суб’єкти, що надають послуги на виставкових майданчиках, зокрема ті, які пов’язані з технічним обслуговуванням (наприклад, будівельники, кур’єри, кейтерингові підрядники і т.д.), зобов’язані мати в наявності і використовувати засоби індивідуального захисту (зокрема респіратори або захисні маски, що закривають ніс і рот, в тому числі виготовлені самостійно) і препарати для дезінфекції рук для співробітників та інших осіб, що надають послуги під час виставки.

14.3. Кожен учасник та відвідувач зобов’язаний перебувати в приміщенні виставки в засобах індивідуального захисту, зокрема респіраторах або захисних масках, що закривають ніс і рот, в тому числі виготовлених самостійно.